Audit Internal Mutu

Tujuan
Memastikan bahwa Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) Universitas Muhammadiyah Kendari (UMK) telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM).
 
Ruang Lingkup
Manual Prosedur (MP) AIM UKPA ini berlaku untuk pelaksanaan AIM Tahap I dan AIM Tahap II di UMK. Pihak-pihak yang terlibat dalam prosedur ini adalah Rektor, Wakil Rektor I, Pimpinan fakultas dan pimpinan program studi dan auditee, LPM (Ketua, Sekretaris dan Anggota AIM), UJM, dan auditor internal.
Audit Internal Mutu Tahap I (AIM) UKPA adalah evaluasi kecukupan organisasi penjaminan mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi persyaratan standar sistem mutu.
Audit Internal Mutu Tahap II (AIM) UKPA adalah evaluasi terhadap implementasi SMM yang telah ditetapkan/dijanjikan, pemenuhan terhadap standar mutu dan kepuasan pengguna jasa layanan (audit kinerja).
 
Definisi
  1. Kebijakan mutu (Quality Policy) adalah pernyataan resmi manajemen puncak (Top Management) mengenai tujuan dan arah kinerja mutu (quality performance) organisasi. Pernyataan resmi ini harus terdokumentasi dan mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan (requirements) dan secara berkesinambungan meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu
  2. Sasaran Mutu (Quality objective) adalah target yang terukur, sebagai indikator tingkat keberhasilan dari tujuan yang telah ditetapkan selama waktu tertentu. Sasaran mutu ditetapkan sesuai dengan persyaratan pengguna jasa layanan dan kebijakan organisasi.
  3. Audit adalah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kesesuaian antara kriteria audit dengan kenyataan dipenuhi.
  4. Audit Internal Mutu (AIM) adalah audit yang dilakukan oleh auditor internal universitas yang dikoordinir oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPM).
  5. Audit Sistem adalah audit terhadap Unit Jaminan Mutu/Pimpinan Unit Kerja dan prosedur organisasi untuk memenuhi persyaratan-persyaratan standar mutu.
  6. Audit Kepatuhan adalah audit untuk memeriksa atau memastikan kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu fakultas/program studi atau UKPA terhadap standar mutu yang ditetapkan. Audit ini dilakukan di tempat auditee (visitasi).
  7. Bukti Audit adalah rekaman, pernyataan atas fakta atau informasi, yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi (dilakukan kebenarannya).
  8. Kriteria Audit adalah seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan yang digunakan sebagai rujukan.
  9. Temuan Audit adalah hasil evaluasi kumpulan bukti audit yang dibandingkan dengan kriteria audit.
  10. Ketidaksesuaian adalah apabila ditemukan: tidak terdapat elemen sistem, suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu, penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten, Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan pengguna layanan, tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut-turut.
  11. Kesimpulan Audit adalah hasil audit oleh tim audit setelah mempertimbangkan tujuan audit dan semua temuan audit.
  12. Auditee atau teraudit adalah organisasi atau orang yang diaudit.
  13. Auditor adalah seseorang yang memiliki kemampuan (kompetensi) untuk melakukan audit.
  14. Tim Audit adalah seorang atau lebih auditor yang diberi tugas untuk melaksanakan audit.
  15. Rencana Audit adalah penjelasan aktifitas dan pengaturan audit di lapangan.
  16. Ruang lingkup audit adalah jangkauan dan batasan audit.
  17. Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh rektor dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Universitas.
  18. Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) meliputi fakultas, program studi yang menyelenggarakan kegiatan caturdharma PT.
  19. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Rektor atas usul Dekan dan diberi tugas mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu tingkat Fakultas.
  20. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya
  21. Dokumen induk adalah dokumen normatif yang disusun oleh Senat Universitas dan Rektor dibantu LPM, Senat Fakultas dan Dekan dibantu UJM sebagai bagian dari dokumen SPMI. Dokumen induk untuk universitas meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Statuta, OTK, Rencana Strategis, Program Kerja Rektor, Pedoman Pendidikan. Dokumen induk untuk Fakultas meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Dekan, dan Pedoman Pendidikan. Adapun Dokumen induk untuk program studi adalah Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Ketua Program Studi, dan Pedoman Pendidikan.
  22. Dokumen mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen mutu untuk universitas/fakultas/PS meliputi Manual Mutu, manual prosedur, instruksi kerja, dokumen pendukung dan borang.
  23. Manual Mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manejemen mutu.
  24. Standar mutu adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem pendidikan yang mencakup masukan, proses, hasil, keluaran serta manfaat pendidikan yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja. Suatu standar mutu terdiri atas beberapa parameter (elemen penilaian) yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan menetapkan mutu dan kelayakan unit kerja untuk menyelenggarakan program-programnya.
Rujukan
  1. Pedoman Perguruan Tinggi Muhammadiyah.
  2. Peraturan Pemerintah RI N 13 tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan.
  3. Pertaturan Pemerintah RI No. 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.
  4. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah No. 02/PED/I.0/B/2012 tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah.
Garis Besar Prosedur
Prosedur pelaksanaan AIM untuk UKPA dilakukan langkah-langkah berikut:
  1. LPM menyiapkan ruang lingkup AIM UKPA, kemudian menyampaikannya kepada Rektor melalui Wakil Rektor I.
  2. Rektor melalui Wakil Rektor I menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup AIM UKPA.
  3. LPM menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AIM, menentukan Tim AIM yang selanjutnya disahkan oleh Rektor.
  4. LPM melakukan sosialisasi dan koordinasi pelaksanaan AIM dengan para auditee, sekaligus meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit kepada
  5. LPM menyelenggarakan koordinasi AIM UKPA untuk tim auditor internal.
  6. LPM menyusun konsep jadwal AIM, distribusi auditor internal, jadwal dan tempat pelaksanaan AIM yang selanjutnya disahkan oleh Rektor.
  7. LPM menyampaikan pemberitahuan kepada auditee untuk mempersiapkan diri menghadapi AIM sesuai dengan ruang lingkup yang ditetapkan dan menginstruksikan untuk mempersiapkan dokumen sesuai ruang lingkup AIM dan mengirimnya ke LPM.
  8. LPM menyampaikan checklist AIM kepada auditee dan auditor internal
  9. Auditor internal melakukan AIM sesuai ruang lingkup SMM pada masing-masing unit kerja melalui pemeriksaan lapangan, wawancara, dan pemeriksaan dokumen.
  10. Auditor internal mendiskusikan hasil temuan AIM dengan auditee untuk mendapatkan persetujuan, kemudian menyerahkan hasilnya (softcopy dan hardcopy) kepada
  11. Auditor internal dan auditee menyampaikan umpan balik pelaksanaan AIM kepada LPM.
  12. LPM menyusun laporan hasil AIM kemudian menyampaikan kepada Rektor disertai dengan konsep Permintaan Tindakan Koreksi (PTK).
  13. Rektor menerbitkan dan menyampaikan surat permintaan tindakan koreksi kepada Pimpinan UKPA.
  14. Pimpinan UKPA melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Rektor dan melaporkannya kepada Rektor melalui LPM.
Bagan Alir
[smartslider3 slider=5]